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Réflexions sur l’intégration virtuelle

Récemment, je me suis entretenue avec un client qui venait d’être embauché à titre de vice-président des ressources humaines et des services corporatifs au sein d’une grande organisation à Calgary. Étant entré en poste au milieu de la pandémie, il a vécu une réelle expérience d’intégration virtuelle. Bien que certains puissent penser que ce soit difficile ou inefficace, son histoire a pourtant prouvé le contraire. Voici quelques extraits de notre conversation.

Comment avez-vous vécu votre expérience d’intégration virtuelle ?

Bien que mon intégration à distance ait demandé plus d’énergie et de volonté de ma part et de celle de l’organisation, je dirais que dans l’ensemble, tout s’est fait harmonieusement. En fait, j’ai davantage apprécié cette expérience, puisque j’ai pu établir d’abord une relation personnelle, avant la relation professionnelle. Lorsque vous rencontrez les membres de votre nouvelle équipe par vidéoconférence, c’est comme si vous étiez assis dans leur demeure, avec eux. Les conversations sont instinctivement plus naturelles et vous pouvez entrevoir une partie de leur vie personnelle, faire la rencontre de leur conjoint, de leurs enfants, de leurs animaux, etc. J’ai donc pu apprendre à connaître mes collègues à un autre niveau. On se rend rapidement compte que nous sommes tous humains et que nous sommes vulnérables devant la pandémie. Également, le processus de rencontre avec l’équipe a été plus rapide qu’à l’habitude : personne ne voyage pour affaires, il n’y a pas de déjeuners prolongés, etc. Les réunions d’introduction prévues de 30 minutes ont été simples et efficaces. De nombreuses organisations ont déjà des éléments de formation en ligne dans leur processus d’intégration, ce qui facilite grandement les choses quand on est forcé d’être à distance.

Dans quelle mesure votre gestionnaire a-t-il participé au processus d’intégration?

Mon gestionnaire s’est beaucoup impliqué en se présentant virtuellement à plusieurs réunions d’intégration tout au long de la journée, mais aussi en s’assurant que j’avais tout en ma possession pour progresser durant ma formation. Mon programme d’intégration avait été planifié à l’avance et j’avais accès aux bonnes ressources, ce qui a grandement facilité la logistique. Je conseille aux leaders qui accueillent un nouvel employé à distance de faire leurs recherches sur la façon de lui apporter un soutien virtuel, de s’assurer de maintenir une communication rapide et bidirectionnelle, de garantir le fonctionnement de la technologie et de préparer un aide-mémoire comme point de référence commun.

A-t-il été difficile de s’imprégner de la culture organisationnelle à distance ?

Au contraire, je n’ai pas trouvé que c’était le cas. La culture est quelque chose que l’on peut observer durant les réunions d’équipe et les interactions informelles entre collègues. La dynamique des conversations, le ton du langage, les plaisanteries ont été faciles à comprendre, autant que si nous avions été assis autour d’une table de réunion.

Quels sont les principaux apprentissages que vous pourriez partager sur votre expérience d’intégration virtuelle ?

Mon premier conseil pour le nouvel employé serait d’adopter rapidement la technologie que l’organisation utilise. C’est votre porte d’entrée dans l’équipe et vous devez vous familiariser avec son utilisation. Il est également essentiel que le gestionnaire de la personne embauchée la soutienne et s’implique activement durant toutes les phases du processus pour s’assurer que les rencontres préliminaires ont lieu et que les choses avancent sans embuches. Ensuite, comme beaucoup de communications se font par courriel, soyez conscient des possibles erreurs d’interprétation. Vous devez vous approprier les différents styles de communication de votre équipe. Les messages peuvent certainement être mal interprétés lorsque les interactions en face à face ont été limitées. Dans la mesure du possible, clarifiez toujours toute communication ambiguë par un appel téléphonique ou vidéo. Enfin, je voudrais encourager les gens à ne pas hésiter à intégrer une nouvelle organisation, même en période d’incertitude, et j’encourage fortement les organisations à poursuivre leur processus de recrutement. D’après mon expérience, tout le processus virtuel, du recrutement à l’intégration, peut se dérouler sans heurt. J’ai constaté que j’ai créé un lien plus profond avec l’organisation que je ne l’aurais fait dans un cadre plus traditionnel.

Comme je l’ai appris en discutant avec quelques nouvelles recrues entrées en poste durant la pandémie, l’intégration à distance est non seulement possible, mais peut être tout aussi efficace, voire meilleure qu’en personne. Malgré ces temps d’incertitude, les organisations doivent rester concentrées sur leurs stratégies de recrutement et de gestion des talents. L’intégration virtuelle semble faire ses preuves!