Politique sur la protection de la vie privée

Notre engagement à la confidentialité

Optimum Talent Inc. et les sociétés de son groupe (collectivement, «OT» ou «nous») respectons votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels utilisés dans nos processus d’affaires et adhérons aux normes et aux attentes de la législation canadienne applicable en matière de protection des renseignements personnels. OT possède une politique de confidentialité qui explique comment elle recueille, utilise, divulgue et protège vos renseignements personnels. La confidentialité de vos informations personnelles et la protection de votre vie privée sont importantes pour nous.

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

Le terme «renseignements personnels » s’entend au sens large et comprend tout renseignement au sujet d’un particulier ou pouvant être utilisé pour l’identifier. Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir au sujet d’un particulier dépendent de la nature des services que nous sommes invités à fournir ou du but visé par la collecte des renseignements.

Les renseignements personnels ne comprennent pas nécessairement vos coordonnées professionnelles, notamment votre nom, votre titre ou le poste que vous occupez, votre adresse professionnelle ou votre adresse électronique professionnelle, ou votre numéro de téléphone ou de télécopieur à titre d’employé d’une organisation. «Renseignements personnels» exclut également certains renseignements accessibles au public, tels que les informations figurant dans un répertoire téléphonique public.

Consentement

Si vous choisissez d’utiliser nos services et/ou soumettre vos renseignements personnels à OT, alors vous fournissez votre consentement à OT de conserver vos renseignements personnels, et de les utiliser dans la conduite de nos activités commerciales. Par exemple, si vous soumettez votre curriculum vitae sur notre site pour postuler lors d’un mandat de recrutement que nous menons pour un client, vous nous fournissez votre consentement à utiliser vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités de recrutement. Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à tout moment, à moins qu’il soit nécessaire pour nous d’utiliser vos renseignements personnels pour remplir nos obligations légales. S’il vous plaît, nous contacter si vous souhaitez retirer votre consentement (voir «Vos droits» ci-dessous).

Collecte et Utilisation de vos Renseignements Personnels

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances applicables, et nous limitons la quantité et le type de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons à ce qui est nécessaire aux fins déterminées. D’une manière générale, OT recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels des clients et d’autres individus, dans le but principal de fournir nos services et conseils d’affaires pour lesquels nous avons été retenus.

Nous recueillerons également vos renseignements personnels lorsque vous postulez lors d’un recrutement que nous menons pour un client. Ces informations peuvent être acquises à partir des curriculum vitae, lettres de motivation, des conversations téléphoniques, des entretiens, des contrôles de sécurité ou de criminalité, et/ou des vérifications académiques.

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels si vous postulez pour un emploi au sein de notre entreprise. Si embauché, plus de renseignements personnels seront nécessaires pour la paie, rémunération et avantages sociaux, la sécurité des bureaux et les services d’urgence.

Dans tous les cas cités ci-dessus, après avoir recueilli vos renseignements personnels, ils peuvent être utilisés par OT pour communiquer avec vous, de temps à autre, pour des raisons telles que de s’assurer de l’exactitude des renseignements que nous détenons à votre sujet, pour communiquer avec vous au sujet des possibilités d’emploi, pour vous fournir des informations sur OT et ses services, et/ou pour communiquer avec vous au sujet d’autres questions d’affaires appropriées.

Notre Site Web

Les personnes qui visitent notre site Web ne sont pas tenues de fournir des renseignements permettant d’établir leur identité individuelle, comme un nom ou une adresse, et nous ne recueillons pas non plus de tels renseignements de façon passive en utilisant des moyens électroniques. Nous recueillons seulement des informations générales sur les visiteurs tel que leurs adresses IP et le moment de leur visite, et utilisons ces informations afin d’améliorer notre site Web. Cependant, si vous décidez de nous fournir des renseignements personnels, tels que votre adresse électronique ou votre curriculum vitae, nous utiliserons ces informations uniquement aux fins mentionnées dans la présente politique de confidentialité. Nous ne communiquons aucune information à des tiers au sujet des particuliers qui visitent notre site Web. Bien que des précautions raisonnables soient prises afin de protéger toutes les informations qui nous sont données, et en raison de la nature de l’Internet, nous ne pouvons garantir qu’il n’y aura pas d’accès non autorisé à vos renseignements. De temps à autre, notre site peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui peuvent recueillir vos renseignements personnels. Nous déclinons toute responsabilité à l’égard des pratiques en matière de protection des renseignements personnels des tiers qui exploitent ces sites Web. Vous devriez lire les politiques sur la protection des renseignements personnels de ces sites et, à la lumière de ces politiques, décider si vous voulez ou non fournir vos renseignements personnels aux exploitants de ces sites Web.

“Cookies”

En utilisant un dispositif de navigateur appelé un “cookie” et d’autres méthodes, OT et nos fournisseurs de services tiers peuvent recueillir des renseignements non personnels lorsque vous visitez notre site Web, tels que des données sur la fréquence de vos visites, la durée de vos visites, le nombre de pages que vous consultez, le type de navigateur Internet et le système d’exploitation que vous utilisez. Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur du visiteur, mais pas nécessairement le visiteur, à nos ordinateurs chaque fois que notre site Web est visité. Des renseignements au sujet des individus qui consultent notre site Web sont recueillis de manière anonyme, ce qui signifie qu’aucun renseignement personnel n’est associé à ces données, à moins qu’un visiteur nous fournisse spécifiquement de tels renseignements.

Communication des renseignements personnels

OT ne vend ni ne distribue vos renseignements personnels, quelles que soient les circonstances. OT peut divulguer vos renseignements personnels dans le cours normal de ses activités de la manière suivante : si nous divulguons les renseignements personnels vous concernant, ils ne serviront qu’à des fins de projet particulier et avec votre consentement préalable. OT peut divulguer votre curriculum vitæ ou tout renseignement personnel vous concernant à ses clients, dans le but de vous offrir une opportunité de recrutement, et ce, seulement avec votre consentement préalable. Ces informations serviront uniquement aux fins d’évaluer vos aptitudes pour le poste, ou éventuellement toutes autres occasions.

Lorsque vous acceptez un emploi avec OT, vos renseignements personnels seront divulgués à: assureurs, pouvoirs publics, fournisseur d’avantages sociaux aux collègues, notre administrateur de la paye, nos banques, consultants qui conseillent notre société au sujet des avantages sociaux et d’autres questions, collègues responsables de l’embauche et/ou de la gestion de la performance et à un avocat si nécessaire. Certains renseignements personnels seront fournis aux responsables de la sécurité de l’édifice aux fins de bureaux, de sécurité et de stationnement. Les informations personnelles peuvent également être utilisées pour obtenir les coordonnées de personnes à contacter en cas d’urgence.

OT pourrait être impliquée dans la vente, la fusion ou la restructuration d’une partie ou de la totalité de son entreprise ou de ses actifs. Dans le cadre de telles transactions, OT peut divulguer vos renseignements personnels à l’acquéreur ou à la nouvelle entité d’affaires. Le cas échéant, nous exigerons de ces tiers de s’engager à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels d’une manière qui est conforme à notre politique de confidentialité et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

De plus, dans certaines circonstances, OT peut divulguer vos renseignements personnels afin de respecter les lois, répondre aux questions ou demandes des autorités gouvernementales, ou si elle y est contrainte par procédure judiciaire.

Protection de vos renseignements personnels

Nous protégeons les renseignements personnels de façon adaptée à la nature délicate de l’information. Nous faisons tous les efforts raisonnables pour éviter toute perte, mauvaise utilisation, divulgation ou modification des renseignements personnels, ainsi que tout accès non autorisé aux renseignements personnels. Nous avons en place diverses méthodes technologiques, physiques et administratives pour nous assurer que nous gardons vos renseignements personnels en sécurité, exactes et à jour.

Dans le cours normal de la prestation de nos services, nous utilisons notre propre technologie et celle de fournisseurs de TI externes. Nous utilisons notre propre technologie pour stocker vos informations personnelles dans des bases de données sécurisées sur les serveurs verrouillés. Nous utilisons des mesures de protection technologiques telles que le cryptage des données pour la sécurité de l’information, la protection pare-feu et la protection antivirus et protection de mot de passe fort pour assurer la sécurité et empêcher l’accès non autorisé d’ordinateurs. OT utilise des fournisseurs de TI externes qui peuvent transférer et/ou stocker vos renseignements personnels au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres pays. OT examine les pratiques de ses fournisseurs informatiques externes en matière de sécurité, de confidentialité ainsi que leur réputation d’affaires en général. Des moyens contractuels et autres sont utilisés pour s’assurer que le niveau de protection fourni est comparable au niveau élevé de sécurité offert par OT lorsque nous utilisons notre propre technologie.

Tous les collègues d’OT signent un accord de confidentialité et reçoivent une formation en ce qui concerne le traitement de vos renseignements personnels de façon confidentielle.

Conservation des renseignements personnels

OT conserve vos renseignements personnels tel que décrit ci-dessous:

• Consultation: OT conservera vos renseignements personnels pour la plus longue des périodes suivantes: (i) tant qu’il est nécessaire pour compléter les services qu’elle s’est engagée à rendre; (ii) toute période de conservation requise par la loi ou les normes professionnelles applicables.
• Recrutement:Nous conserverons vos renseignements personnels dans notre base de données confidentielle afin de communiquer avec vous pour discuter des possibilités futures, sauf si vous nous demandez spécifiquement de ne pas le faire. En général, dans le contexte d’un recrutement, nous conserverons vos renseignements personnels pour une période de 5 ans.
• Poste avec OT: Nous conserverons vos renseignements personnels tout au long de votre emploi et pour au moins sept ans après la fin de votre emploi tel que requis par l’Agence du revenu du Canada.

Retrait/destruction des renseignements personnels

Nous utilisons des mesures de sécurité appropriées, comme la gestion professionnelle des déchets pour la destruction de toute information imprimée, pour disposer de renseignements personnels. Si l’information est électronique, l’information est supprimée définitivement de notre serveur.

Vos droits

Vous avez divers droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous avez notamment le droit de:

• Obtenir la confirmation que nous traitons vos renseignements personnels et obtenir copie de tels renseignements personnels. Vous pouvez faire la demande pour accéder à vos renseignements personnels en fournissant suffisamment de renseignements à votre demande pour nous permettre d’identifier les informations que vous recherchez. Nous répondrons à votre demande dans les 45 jours et des frais raisonnables pour fournir des renseignements peuvent s’appliquer. S’il faut plus de temps, nous vous fournirons une explication et un délai d’exécution. Si nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous fournirons les raisons du refus. Par exemple, nous ne serons peut-être pas en mesure de fournir des informations de nos fichiers vous concernant s’ils contiennent des références à d’autres personnes ou s’ils ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques.
• Nous demander de mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou de corriger les renseignements personnels que vous jugez incorrects ou incomplets.
• Demander que nous supprimions vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou restreindre la manière dont nous utilisons ces renseignements personnels.
• Retirer votre consentement à notre traitement de vos renseignements personnels (dans la mesure où ce traitement est basé sur le consentement).

Pour exercer l’un de vos droits, ou si vous avez d’autres questions sur notre utilisation de vos renseignements  personnels, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité à confidentialite@optimumtalent.com.

Modifications à notre politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité à tout moment en mettant à jour notre politique de confidentialité sur notre site Web. Pour vous informer lorsque nous y apporterons des modifications, nous modifierons la date de mise à jour en haut de cette page. Veuillez vérifier fréquemment la version la plus récente de notre politique de confidentialité.

Dernière mise à jour: 1er septembre 2020